Es kommt vor, dass PDF- oder andere Dateien durch die lexiCan Volltextsuche nicht berücksichtigt werden. Nachfolgend gehen wir kurz auf die Hintergründe ein und bieten Ihnen Lösungen.

Grundsätzlich müssen Dateien, die durchsucht werden sollen, textbasiert sein. Unter bestimmten Voraussetzungen können aber auch gescannte Texte ausgelesen werden. Probleme können auftreten, wenn der Autor des Textes/der Datei das Durchsuchen untersagt hat.

In anderen Fällen können Dateien nicht von der Volltextsuche ausgelesen werden, weil die hierfür erforderliche Hilfsroutine, ein sogenannter "iFilter" auf dem verwendeten Computer fehlt.

Grundlegend für eine erfolgreiche Indizierung von Dateien und die Suche darin ist die Installation eines für jeden Dateityp spezifischen iFilters. In vielen Fällen werden iFilter bei der Installation der den Dateitypen entsprechenden Software mitinstalliert. So zum Beispiel installiert MS Office in der Regel iFilter für diese Dateitypen:
.docx, .docm, .pptx, .pptm, .xlsx, .xlsm, .xlsb, .zip, .one, .vdx, .vsd, .vss, .vst, .vdx, .vsx und .vtx.

Sollte das Auslesen einer diese Dateitypen nicht gelingen, können Sie über den folgenden Link das iFilter Installationspaket von Microsoft herunterladen

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=de&FamilyID=60c92a37-719c-4077-b5c6-cac34f4227cc

Für PDF-Dokumente empfehlen wir die folgenden kostenlosen iFilter, welche auch gescannten Text indizieren/durchsuchen können:

(1) Foxit PDF IFilter unter http://www.foxitsoftware.com/pdf/ifilter/try_buy.php (Trialversion)
(2) PDFlib TET PDF IFilter unter http://www.pdflib.com/download/tet-pdf-ifilter/

Weitere umfangreiche Informationen zu iFiltern finden Sie im (englischsprachigen) Wikipedia Artikel http://en.wikipedia.org/wiki/IFilter

Anwender der Business Edition von lexiCan möchten wir darauf hinweisen, dass die für eine erfolgreiche Volltextsuche nötigen iFilter auf dem Serverrechner installiert sein müssen.

Sofern Einträge in der Volltextsuche nicht gefunden werden, kann es erforderlich sein, den Suchindex der Volltextsuche neu zu erstellen. Als Ursache kommt in Betracht, dass lexiCan zuvor nicht ordnungsgemäß beendet werden konnte.

So gehen Sie vor:

(1) Wählen Sie im Menü Wissensgebiet den Befehl Eigenschaften von [name]
(2) Wählen Sie den Reiter Erweitert und dann die Schaltfläche Suchindex neu erstellen...

(3) Bestätigen Sie die Kontrollabfrage

Der Suchindex für das Wissensgebiet wird nun neu erstellt, was in der Fußzeile des lexiCan Bildschirms angezeigt wird. Während der Erstellung des Suchindex sollten keine Bearbeitungen im Wissensgebiet erfolgen.

Für den Fall, dass sich das Wissensgebiet nicht mehr starten lässt: (1) Löschen Sie in Ihrem Wissensgebiet den Unterordner "_index_"
(2) Starten Sie das Wissensgebiet in lexiCan.
(3) lexiCan erstellt nun einen neuen Suchindex "_index_".
(4) Einem Neustart voon lexiCan sollte die suche wieder funktionieren.

Hin und wieder stellen Anwender uns diese Frage. Die Antwort ist lexiCan-gewohnt einfach: So wie Sie auch Worddateien oder andere Dateien auf dem Rechner löschen: Auf der Dateiebene, zum Beispiel mit dem Windows-Explorer. Sollten Sie nicht genau wissen, wo Ihr Wissensgebiet abgelegt ist, finden Sie dies leicht heraus: Öffnen Sie das betreffende Wissensgebiet in lexiCan und wählen den Befehl Wissensgebiet > Eigenschaften von [Name]

Möchten Sie auf Ihr lexiCan Wissensgebiet online, von jedem Standort aus im Zugriff haben?
Kein Problem mit lexiCan und Online-Diensten wie Dropbox. Sie registrieren sich kostenlos, installieren ein Applet und schon verwalten Sie Wissensgebiete bis zu 2GB Daten online wie auf ihrem lokalen Rechner.
Hier finden Sie eine ausführlichere Beschreibung:
Anleitung_lexiCan und Dropbox_060111_V1_2.pdf (182,71 KB)

„Ich möchte für die Beschreibung von Teilprojekten und Meilensteine eine Vorlage verwenden.
Wo finde ich in lexiCan die Vorlagen-Verwaltung“?

Solche oder ähnliche Anfragen erhalten wir öfters. Die Antwort: Sie erstellen schnell und bequem eine eigene Vorlagenverwaltung in Form von Artikeln. Denn auch hier haben wir mit lexiCan das Prinzip der größtmöglichen Einfachheit verfolgt.

So geht’s...

(1) Artikel duplizieren
Sie wählen den Artikel aus, der als Vorlage dienen soll und duplizieren über das Menü Wissensgebiet > Artikel duplizieren.




(2) Artikel anpassen
Es wird eine Kopie erstellt, die Sie sofort als Vorlage nutzen können, indem Sie Titel und Inhalte mit "Artikel bearbeiten" anpassen.




(3) Artikel als Vorlage anlegen
Wenn Sie bestimmte Vorlagen sehr häufig verwenden möchten, empfiehlt es sich, eine Kopie anzufertigen und diese „Vorlage für xyz“ zu nennen. Sie bereiten nun den Inhalt soweit wie möglich vor und duplizieren in Zukunft diesen Artikel als Vorlage.

(4) Vorlagen verwalten
Sollten Sie sehr viele Vorlagen einsetzen, empfielt es sich hierfür einen oder mehrere weitere Artikel zur Strukturierung einsetzen. Zum Beispiel: „Vorlagen Hauptartikel“, "Vorlagen Unterthema" usw.

Das Update stellt neue Funktionalitäten bereit und behebt einige kleinere Fehler. Um die neue Version zu installieren, laden Sie sie entweder über die Download-Seite herunter oder benutzen die Update-Suche von lexiCan (Start | Alle Programme | lexiCan 3 | Nach Update suchen...)

Neue Funktionen

• Verzeichnis-Import: Erstellen eines Artikels auch pro Datei und optionalem Import des Inhaltes für bestimmte Dateitypen
• Suchindex neu erstellen (Wissensgebiet | Eigenschaften von | Erweitert: Schaltfläche Suchindex neu erstellen...)
• Menüpunkt/Schaltfläche "Durchgestrichen"
• Verbesserte Icon-Darstellung von Dateiverweisen (Windows-Stil)
• Artikel, deren Erstellung abgebrochen wird, werden danach wieder gelöscht
• Hinweis, wenn ein zu öffnender Artikel nicht mehr existiert (z.B. über Verweis auf gelöschten Artikel)
• Nachfrage bei bereits vorhandenen Dateien, ob überschrieben oder unter anderem Namen gespeichert werden soll (nur Kopie)
• Neues Wissensgebiet: Rechtschreibeprüfung an; erster Artikel wie Titel des WGs und als Startseite
• Einfügen des aktuellen Datums (Dialog oder Alt-Shift-D) auch im Titel des Artikels möglich
• Quelleneingabe: Vorschlagliste auch für Magazin; Jahr auch vor 1753
• Reperaturoptionen bei defekten oder gelöschten Dateien für Index, Gliederung und Wissensgebiet.
• Beim Öffnen eines WGs können Fehler in Dateien nun selbstständig erkannt und - sofern vom Benutzer gewollt - repariert werden

Behobene Fehler

• Schlagwörter: Suche nach Schlagwörtern mit getrennten Wörtern und Komma
• Performance-Optimierung beim Editieren von Artikeln in großen WGs
• Performance-Optimierung beim Speichern von Artikeln in WGs mit vielen Tags
• Schriftgröße der Tag-Cloud verbessert
• Verbesserungen beim Import von tief verschachtelten Verzeichnissen
• "Link entfernen" stellt Format "Standard" wieder her
• Formatvorlage "Überschrift 1" wechselt in "Standard" nach Eingabetaste
• Auto-Link zu Artikel innerhalb eines bestehenden Links führt nicht zur Löschung des Textes
• Keine "Stoppwörter" in Suche
• Suchoption "Erweitert" umbenannt in "Exakte Zeichenkette"; sucht nach genau dieser Zeichenfolge
• Schaltfläche "Letzte Wissensgebiete" deaktiviert, falls noch keine vorhanden
• Bilder werden beim Datei-Import in die Bilderliste mit aufgenommen
• Neues Symbol für Schlagwörter
• Wort "Begriffe" im Kontextbereich beim Editieren durch "Artikel" ersetzt

Die lexiCan Business Edition ist die Wissensplattform für Unternehmen und Organisationen.

Der wesentliche Unterschied zur lexiCan Pro Edition: Nun können beliebig viele Anwender gleichzeitig in einem Wissensgebiet Inhalte editieren. Die Rechte der Anwender (lesen, editieren, administrieren, etc.) lassen sich auf Ebene der Wissensgebiete flexibel definieren.

Das Gute: Fast alles bleibt gleich!

Die lexiCan Oberfläche ist nahezu unverändert, genauso wie der hohe Bedienkomfort und die Schnelligkeit, mit der sich Inhalte aufrufen und editieren lassen.

Neu ist die der lexiCan Administrator zur Verwaltung der Benutzerrechte. Auch hier haben wir Wert auf Einfachheit und Bedienkomfort gelegt.

Damit positioniert sich lexiCan als komfortables, windowsbasiertes Unternehmens-Wiki. Ohne Aufwand für Adaption können Teams nun sofort loslegen und Ihr Wissen organisieren.

Weitere Informationen finden Sie auf der lexiCan Webseite…

Ich habe mich für lexiCan entschieden, wie fange ich nun an, meine ganzen Informationen in lexiCan zu übertragen? Nehme ich mir die Zeit alles auf einmal zu übertragen oder gehe ich Stück für Stück vor?

Das sind ganz typische Fragen für den Einstieg in das Wissensmanagement mit lexiCan.
Im Grundsatz gibt es zwei Strategien:

Strategie 1: Windows Ordnerstruktur importieren
Liegen alle wesentlichen Informationen zu einem Thema bereits in einer herkömmlichen Windows-Ordnerstruktur vor, so können Sie ab der Version 3.0 einen Import durchzuführen. Mit wenigen Klicks werden Windos-Dateiordner zu Artikeln: der Name des Ordners wird als Titel vergeben, die enthalten Dateien werden zu Anhängen. Wahlweise werden die Dateien als Kopie oder Verweis in das Wissensgebiet übernommen.

lexiCan generiert mit wenigen Klicks aus Windows-Dateistrukturen ein Wissensgebiet

Das hat den Vorteil, dass man auch in der neuen Umgebung auf gewohnte Strukturen zurückgreifen kann und man sofort über eine sehr leistungsfähige Volltextsuche verfügt. Der mögliche Nachteil: Man führt eventuell auch viel Ballst mit, überholte und redundante Inhalte.

Strategie 2: Was aktuell wichtig ist in lexiCan übertragen
Bei dieser Strategie lassen Sie die alten Dateien einfach erst einmal unberücksichtigt und übertragen nur das in lexiCan, woran Sie aktuell arbeiten, was Sie gerade aufrufen, was aktuell wichtig ist. Der Vorteil hier ist, dass Sie „sauber“ anfangen, Sie führen keinen Ballst mit und nutzen von Anfang an die Vorteile von lexiCan voll aus wie: mehrfache Zuordnung in der Gliederung, Zugriff auf Dateien in einem Kontext und Inhalte vernetzen.

Welche Strategie für Wen?
Unserer Erfahrung nach ist der Import bestehender Dateistrukturen in lexiCan vor allem für Arbeitsteams interessant. Hier hat man sich oft an die Struktur gewöhnen müssen. Zusätzlich ist nicht einfach für ein Wissensgebiet in einem Unternehmen Akzeptanz zu finden, wenn viele Inhalte bei der Einführung nicht gefunden werden.

Für Einzelanwender empfiehlt es sich häufiger Strategie 2 zu wählen. Denn, immer wenn Sie auf einen interessanten Aspekt zu einem Thema stoßen, können Sie bequem und ohne großen Zeitaufwand diese Information in lexiCan einpflegen. So vermeiden Sie die Unzulänglichkeiten des Dateisystems auch auf lexiCan zu übertragen.