Ich habe mich für lexiCan entschieden, wie fange ich nun an, meine ganzen Informationen in lexiCan zu übertragen? Nehme ich mir die Zeit alles auf einmal zu übertragen oder gehe ich Stück für Stück vor?

Das sind ganz typische Fragen für den Einstieg in das Wissensmanagement mit lexiCan.
Im Grundsatz gibt es zwei Strategien:

Strategie 1: Windows Ordnerstruktur importieren
Liegen alle wesentlichen Informationen zu einem Thema bereits in einer herkömmlichen Windows-Ordnerstruktur vor, so können Sie ab der Version 3.0 einen Import durchzuführen. Mit wenigen Klicks werden Windos-Dateiordner zu Artikeln: der Name des Ordners wird als Titel vergeben, die enthalten Dateien werden zu Anhängen. Wahlweise werden die Dateien als Kopie oder Verweis in das Wissensgebiet übernommen.

lexiCan generiert mit wenigen Klicks aus Windows-Dateistrukturen ein Wissensgebiet

Das hat den Vorteil, dass man auch in der neuen Umgebung auf gewohnte Strukturen zurückgreifen kann und man sofort über eine sehr leistungsfähige Volltextsuche verfügt. Der mögliche Nachteil: Man führt eventuell auch viel Ballst mit, überholte und redundante Inhalte.

Strategie 2: Was aktuell wichtig ist in lexiCan übertragen
Bei dieser Strategie lassen Sie die alten Dateien einfach erst einmal unberücksichtigt und übertragen nur das in lexiCan, woran Sie aktuell arbeiten, was Sie gerade aufrufen, was aktuell wichtig ist. Der Vorteil hier ist, dass Sie „sauber“ anfangen, Sie führen keinen Ballst mit und nutzen von Anfang an die Vorteile von lexiCan voll aus wie: mehrfache Zuordnung in der Gliederung, Zugriff auf Dateien in einem Kontext und Inhalte vernetzen.

Welche Strategie für Wen?
Unserer Erfahrung nach ist der Import bestehender Dateistrukturen in lexiCan vor allem für Arbeitsteams interessant. Hier hat man sich oft an die Struktur gewöhnen müssen. Zusätzlich ist nicht einfach für ein Wissensgebiet in einem Unternehmen Akzeptanz zu finden, wenn viele Inhalte bei der Einführung nicht gefunden werden.

Für Einzelanwender empfiehlt es sich häufiger Strategie 2 zu wählen. Denn, immer wenn Sie auf einen interessanten Aspekt zu einem Thema stoßen, können Sie bequem und ohne großen Zeitaufwand diese Information in lexiCan einpflegen. So vermeiden Sie die Unzulänglichkeiten des Dateisystems auch auf lexiCan zu übertragen.

Viele Anwender schätzen den einfachen Umgang mit Bildern in lexiCan, einige Anwender vermissen jedoch die Möglichkeit zu einem Bild Erläuterungen getrennt vom Fließtext zu setzen. Der lexiCan Editor sieht Bildunterschriften nicht als gesonderte Funktion vor.

Jedoch gibt es einen einfachen Trick: Setzen Sie Bild und Erläuterung in eine simple Tabelle!


Tabellenfunktion genutzt für Bilderläuterung /- unterschrift

Noch ein Tipp: Die Rahmen der Tabelle lassen sich über das Menü „Tabelle > Gitternetzlinien ausschalten“ ausblenden.

Aufmerksame Anwender von lexiCan stellen fest: lexiCan verwaltet Inhalte im Format Word-2007. Hierfür ist eine zentrale Komponente von lexiCan zuständig, der sogenannte Editor.

Der Editor einer Software ist die Komponente mit der Texte eingeben und bearbeiten werden. Im Fall von lexiCan ein zentrale FUnktion. Neben der reinen Texteingabe und Speicherung ist eine der Hauptaufgaben des Editors Formatierungen für den Anwender möglichst einfach bereit zu stellen. Dazu gehören Funktionen wie Schriftart, -größe, Shriftfarbe, Absatzformate und vieles mehr.

Der textbasierte Editor ab lexiCan 3 ermöglicht das einfache Anlegen und Verwalten von Formatvorlagen.

Bis zur Version 2 verwendete lexiCan einen Editor auf Basis von HTML. Damit war es zwar möglich Inhalte von Webseiten einfach zu übernehmen oder auch Verweise auf Bilder zu anderen lexiCan Artikeln zu setzen. Leider hatte der eingesetzte HTML aber entscheidende Nachteile: Er war in der Bearbeitung nicht immer unproblematisch. Oft hakte er, verweigerte die Annahme von Tastenbefehlen. Auch war das Edtieren von Tabellen unkomfortabel. Viele Anwender vermissten darüberhinaus Funktionen wie Tab oder Absatzeinzug.

Da wir eine einwandfreie Textbearbeitung höher bewerten als Zusatzfunktionen wie Verweise auf Bilder, haben wir uns entschieden den Editor zu wechseln. Ab der Version 3 setzt lexiCan den textbasierten Editor "textcontrol" der in Bremen ansässigen Imaging Source Europe GmbH ein. Die seither gemachten Erfahrungen überzeugen uns die richtige Entscheidung getroffen zu haben: Die Bearbeitung ist sehr exakt, wir konnten Zusatzfunktionen anbieten, wie Import von Worddokumenten oder Export im PDF-Format. Auch wenn leider der Umstieg von lexiCan 2 auf lexiCan 3 nicht ohne Probleme in der Formatierung von Inhalten abging.

In diesem Frühjahr kommt endlich die lexiCan Version, mit der mehrere Nutzer gleichzeitig beareiten können. Damit wird das Organisieren von Teilen von Wissen im Team jetzt noch leichter.


Grundaufbau der neuen lexiCan Business Edition

Der Grundaufbau der lexiCan Business Edition nutzt weitesgehend die vorhanden Plattfrom. Eine Serverkomponente verwaltet den Zugriff auf die Wissensgebiete. Sie wird über den lexiCan Administrator konfiguriert. Hier werden auch die Rechte der Anwender definiert (lesen, schreiben, administrieren, etc.). Am Client selbst ändert sich gegenüber der lexiCan Standard Edition oder lexiCan Pro-Editon kaum etwas. Der Umstieg auf die lexiCan Business Edition ist also jederzeit und einfach möglich.

Der Betatest der lexiCan Business Edition startete m Dezember 2009. Wer sich am Betatest beteiligen möchte, wendet sich bitte an eufinger@lexiCan.de.

Nehmen Sie Ihr Wissen einfach über all hin mit. lexiCan lässt sich an den meisten Rechnern problemlos auch von einem USB-Datenträger aus starten. Einzige Voraussetzung: Auf dem Zielrechner muss das Micorsoft-NET Frame ab der Version 2.0 oder höher vorhanden sein.

So gehen Sie vor:
Kopieren Sie hierzu das gesamte lexiCan Installationsverzeichnis (in der Regel c:\programme\lexican 3) auf den USB-Datenträger. Sofern Sie die lexiCan Pro-Edition einsetzen, kopieren Sie auch Ihre Lizenz in den gleichen Ordner wie die lexiCan.exe. Ändern Sie den Namen des Lizenzfiles in "license.xml". So wird beim Start von lexiCan vom USB-Datenträger diese Lizenz verwendet.

Bitte beachten Sie, dass bei diesem Verfahren Ihre Benutzereinstellungen auf dem lokalen Rechner abgelegt werden. Und diese nicht auf den USB-Stick übernommen werden. So steht zum Beispiel die Liste der zuletzt geöffneten Wissensgebiete nicht zur Verfügung.

Das Update stellt neue Funktionalitäten bereit und behebt einige kleinere Fehler.
Um die neue Version zu installieren, laden Sie sie entweder über die Download-Seite herunter oder benutzen die Update-Suche von lexiCan (Start | Alle Programme | lexiCan 3 | Nach Update suchen...)

Neue Funktionen

• Vollständig überarbeitete Suche mit erweiterten Filtermöglichkeiten und durchblätterbarer Ausgabe
• Dynamischer Eingabefilter jetzt auch für Ansichten Dateien, Bilder, Quellen und Schlagwörter
• Import von kompletten Ordnerstrukturen und deren Dateien
• Möglichkeit zum Zurücksetzen der Optionen
• Einfügen von Datum und Uhrzeit
• Neue und umbenannte Artikel werden in den Index- und Gliederungsansichten schon während der Bearbeitung angezeigt
• Änderungen an der Hierarchie eines Artikels werden schon während der Bearbeitung in der Gliederung sichtbar
• Index neu erstellen
• Speichern der letzten Exportpfade
• Anzeige der Artikel-Kennnummer
• Bearbeitungsmodus zeigt auch Spalte der aktuellen Cursorposition an
• Einträge im Arbeitsbereich (Gliederung, Dateien etc.) können mit der „Entf“-Taste entfernt werden
• Markierten Text als neuen Begriff hinzufügen erstellt automatisch Verweis auf diesen

Behobene Fehler

• Beim Ändern der Hierarchie in der Gliederungsansicht bleibt der aktuelle Artikel ausgewählt
• Sortierung der Unterbegriffe in Gliederungsansicht speichert die Gliederung
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• Zusammen gesetzte Schlagworte werden korrekt durchsucht
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