Das Internet stellt mittlerweile eine der Hauptquellen für Informationen dar. Von daher stellte sich wohl jedem lexiCan-Anwender bereits die Frage, wie man die Inhalte einer Webseite in einen Artikel bekommt. Da lexiCan einen Texteditor nutzt, kann es keine Webseiten lesen oder importieren. Copy&Paste bringt den Anwender in vielen Fällen ebenfalls nicht sehr weit. Nachfolgend möchten wir erläutern, welche Möglichkeiten lexiCan zum Speichern von Webinhalten bietet.

1. Verweise auf Webseiten
Die einfachste Möglichkeit, Webinhalte in lexiCan einzubinden, ist der Verweis. Sie können in Artikel Verweise/Links auf Webadressen einfügen. Fügen Sie hierzu die Internetadresse in den Text ein, er wird automatisch zum Link umgewandelt:



Bisweilen sind Webadressen aber unschön oder sehr lang, weshalb Sie in lexiCan auch Links auf bestehende Inhalte setzen können:

2. Import über PDF-Dateien
Wenn es Ihnen nur um die Inhalte einer Webseite geht, so können Sie diese über den Druckvorgang in eine PDF-Datei überführen und diese Datei anschließend in lexiCan importieren. Im Ergebnis könnte das dann so aussehen:

3. Einbindung von Webarchiven
Webarchive sind eine relativ neue Methode, Webinhalte zu speichern/archivieren. Über die Speicherfunktion eines Browsers (Add-on für Firefox nötig) können Sie Webseiten als MHT- Dateien abspeichern.



Diese enthalten alle Inhalte inklusive Links einer Webseite, stellen also ein genaues Abbild einer Webseite in Dateiform dar. Wie jede andere Datei können Sie auch MHT-Dateien Artikeln zuweisen und damit Webinhalte unabhängig von der tatsächlichen Veröffentlichung im Internet in Ihrem Wissensgebiet verfügbar halten.

Sie haben noch Fragen? Kontaktieren Sie uns über info@lexican.de

lexiCan Business Edition erlaubt es Ihnen, Wissensgebiete auch über das Internet erreichbar zu machen. Hierzu muss der Computer, auf welchem der lexiCan Serverdienst installiert wurde, lediglich über das Internet (Domainname oder IP Adresse) erreichbar sein.
Wir haben zu Testzwecken einen Kundenserver für Sie eingerichtet. Gehen Sie zum Testen der Funktionalität wie folgt vor:

Verbinden Sie sich auf gewohnte Weise mit dem Server.



Im Verbindungsassistenten nutzen Sie die folgenden Einstellungen und wählen Weiter.



Die Anmeldedaten für den Server lauten:

Name Gast
Passwort !lexican2011

Nach erfolgreicher Anmeldung werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Wissensgebiete angezeigt.



Im rechten Fensterbereich stehen evtl. notwendige weitere Anmeldedaten für einzelne Wissensgebiete. Wählen Sie das gewünschte Wissensgebiet und Öffnen

Nachfolgend finden Sie eine kleine, etwas ausführlichere Anleitung als PDF Datei.

Anleitung zur Nutzung des Testservers_V3.pdf (153,13 KB)

Viel Spaß beim Testen!

Es kommt vor, dass PDF- oder andere Dateien durch die lexiCan Volltextsuche nicht berücksichtigt werden. Nachfolgend gehen wir kurz auf die Hintergründe ein und bieten Ihnen Lösungen.

Grundsätzlich müssen Dateien, die durchsucht werden sollen, textbasiert sein. Unter bestimmten Voraussetzungen können aber auch gescannte Texte ausgelesen werden. Probleme können auftreten, wenn der Autor des Textes/der Datei das Durchsuchen untersagt hat.

In anderen Fällen können Dateien nicht von der Volltextsuche ausgelesen werden, weil die hierfür erforderliche Hilfsroutine, ein sogenannter "iFilter" auf dem verwendeten Computer fehlt.

Grundlegend für eine erfolgreiche Indizierung von Dateien und die Suche darin ist die Installation eines für jeden Dateityp spezifischen iFilters. In vielen Fällen werden iFilter bei der Installation der den Dateitypen entsprechenden Software mitinstalliert. So zum Beispiel installiert MS Office in der Regel iFilter für diese Dateitypen:
.docx, .docm, .pptx, .pptm, .xlsx, .xlsm, .xlsb, .zip, .one, .vdx, .vsd, .vss, .vst, .vdx, .vsx und .vtx.

Sollte das Auslesen einer diese Dateitypen nicht gelingen, können Sie über den folgenden Link das iFilter Installationspaket von Microsoft herunterladen

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=de&FamilyID=60c92a37-719c-4077-b5c6-cac34f4227cc

Für PDF-Dokumente empfehlen wir die folgenden kostenlosen iFilter, welche auch gescannten Text indizieren/durchsuchen können:

(1) Foxit PDF IFilter unter http://www.foxitsoftware.com/pdf/ifilter/try_buy.php (Trialversion)
(2) PDFlib TET PDF IFilter unter http://www.pdflib.com/download/tet-pdf-ifilter/

Weitere umfangreiche Informationen zu iFiltern finden Sie im (englischsprachigen) Wikipedia Artikel http://en.wikipedia.org/wiki/IFilter

Anwender der Business Edition von lexiCan möchten wir darauf hinweisen, dass die für eine erfolgreiche Volltextsuche nötigen iFilter auf dem Serverrechner installiert sein müssen.

Sofern Einträge in der Volltextsuche nicht gefunden werden, kann es erforderlich sein, den Suchindex der Volltextsuche neu zu erstellen. Als Ursache kommt in Betracht, dass lexiCan zuvor nicht ordnungsgemäß beendet werden konnte.

So gehen Sie vor:

(1) Wählen Sie im Menü Wissensgebiet den Befehl Eigenschaften von [name]
(2) Wählen Sie den Reiter Erweitert und dann die Schaltfläche Suchindex neu erstellen...

(3) Bestätigen Sie die Kontrollabfrage

Der Suchindex für das Wissensgebiet wird nun neu erstellt, was in der Fußzeile des lexiCan Bildschirms angezeigt wird. Während der Erstellung des Suchindex sollten keine Bearbeitungen im Wissensgebiet erfolgen.

Für den Fall, dass sich das Wissensgebiet nicht mehr starten lässt: (1) Löschen Sie in Ihrem Wissensgebiet den Unterordner "_index_"
(2) Starten Sie das Wissensgebiet in lexiCan.
(3) lexiCan erstellt nun einen neuen Suchindex "_index_".
(4) Einem Neustart voon lexiCan sollte die suche wieder funktionieren.

Hin und wieder stellen Anwender uns diese Frage. Die Antwort ist lexiCan-gewohnt einfach: So wie Sie auch Worddateien oder andere Dateien auf dem Rechner löschen: Auf der Dateiebene, zum Beispiel mit dem Windows-Explorer. Sollten Sie nicht genau wissen, wo Ihr Wissensgebiet abgelegt ist, finden Sie dies leicht heraus: Öffnen Sie das betreffende Wissensgebiet in lexiCan und wählen den Befehl Wissensgebiet > Eigenschaften von [Name]

Möchten Sie auf Ihr lexiCan Wissensgebiet online, von jedem Standort aus im Zugriff haben?
Kein Problem mit lexiCan und Online-Diensten wie Dropbox. Sie registrieren sich kostenlos, installieren ein Applet und schon verwalten Sie Wissensgebiete bis zu 2GB Daten online wie auf ihrem lokalen Rechner.
Hier finden Sie eine ausführlichere Beschreibung:
Anleitung_lexiCan und Dropbox_060111_V1_2.pdf (182,71 KB)

„Ich möchte für die Beschreibung von Teilprojekten und Meilensteine eine Vorlage verwenden.
Wo finde ich in lexiCan die Vorlagen-Verwaltung“?

Solche oder ähnliche Anfragen erhalten wir öfters. Die Antwort: Sie erstellen schnell und bequem eine eigene Vorlagenverwaltung in Form von Artikeln. Denn auch hier haben wir mit lexiCan das Prinzip der größtmöglichen Einfachheit verfolgt.

So geht’s...

(1) Artikel duplizieren
Sie wählen den Artikel aus, der als Vorlage dienen soll und duplizieren über das Menü Wissensgebiet > Artikel duplizieren.




(2) Artikel anpassen
Es wird eine Kopie erstellt, die Sie sofort als Vorlage nutzen können, indem Sie Titel und Inhalte mit "Artikel bearbeiten" anpassen.




(3) Artikel als Vorlage anlegen
Wenn Sie bestimmte Vorlagen sehr häufig verwenden möchten, empfiehlt es sich, eine Kopie anzufertigen und diese „Vorlage für xyz“ zu nennen. Sie bereiten nun den Inhalt soweit wie möglich vor und duplizieren in Zukunft diesen Artikel als Vorlage.

(4) Vorlagen verwalten
Sollten Sie sehr viele Vorlagen einsetzen, empfielt es sich hierfür einen oder mehrere weitere Artikel zur Strukturierung einsetzen. Zum Beispiel: „Vorlagen Hauptartikel“, "Vorlagen Unterthema" usw.

Ich habe mich für lexiCan entschieden, wie fange ich nun an, meine ganzen Informationen in lexiCan zu übertragen? Nehme ich mir die Zeit alles auf einmal zu übertragen oder gehe ich Stück für Stück vor?

Das sind ganz typische Fragen für den Einstieg in das Wissensmanagement mit lexiCan.
Im Grundsatz gibt es zwei Strategien:

Strategie 1: Windows Ordnerstruktur importieren
Liegen alle wesentlichen Informationen zu einem Thema bereits in einer herkömmlichen Windows-Ordnerstruktur vor, so können Sie ab der Version 3.0 einen Import durchzuführen. Mit wenigen Klicks werden Windos-Dateiordner zu Artikeln: der Name des Ordners wird als Titel vergeben, die enthalten Dateien werden zu Anhängen. Wahlweise werden die Dateien als Kopie oder Verweis in das Wissensgebiet übernommen.

lexiCan generiert mit wenigen Klicks aus Windows-Dateistrukturen ein Wissensgebiet

Das hat den Vorteil, dass man auch in der neuen Umgebung auf gewohnte Strukturen zurückgreifen kann und man sofort über eine sehr leistungsfähige Volltextsuche verfügt. Der mögliche Nachteil: Man führt eventuell auch viel Ballst mit, überholte und redundante Inhalte.

Strategie 2: Was aktuell wichtig ist in lexiCan übertragen
Bei dieser Strategie lassen Sie die alten Dateien einfach erst einmal unberücksichtigt und übertragen nur das in lexiCan, woran Sie aktuell arbeiten, was Sie gerade aufrufen, was aktuell wichtig ist. Der Vorteil hier ist, dass Sie „sauber“ anfangen, Sie führen keinen Ballst mit und nutzen von Anfang an die Vorteile von lexiCan voll aus wie: mehrfache Zuordnung in der Gliederung, Zugriff auf Dateien in einem Kontext und Inhalte vernetzen.

Welche Strategie für Wen?
Unserer Erfahrung nach ist der Import bestehender Dateistrukturen in lexiCan vor allem für Arbeitsteams interessant. Hier hat man sich oft an die Struktur gewöhnen müssen. Zusätzlich ist nicht einfach für ein Wissensgebiet in einem Unternehmen Akzeptanz zu finden, wenn viele Inhalte bei der Einführung nicht gefunden werden.

Für Einzelanwender empfiehlt es sich häufiger Strategie 2 zu wählen. Denn, immer wenn Sie auf einen interessanten Aspekt zu einem Thema stoßen, können Sie bequem und ohne großen Zeitaufwand diese Information in lexiCan einpflegen. So vermeiden Sie die Unzulänglichkeiten des Dateisystems auch auf lexiCan zu übertragen.

Viele Anwender schätzen den einfachen Umgang mit Bildern in lexiCan, einige Anwender vermissen jedoch die Möglichkeit zu einem Bild Erläuterungen getrennt vom Fließtext zu setzen. Der lexiCan Editor sieht Bildunterschriften nicht als gesonderte Funktion vor.

Jedoch gibt es einen einfachen Trick: Setzen Sie Bild und Erläuterung in eine simple Tabelle!


Tabellenfunktion genutzt für Bilderläuterung /- unterschrift

Noch ein Tipp: Die Rahmen der Tabelle lassen sich über das Menü „Tabelle > Gitternetzlinien ausschalten“ ausblenden.

Nehmen Sie Ihr Wissen einfach über all hin mit. lexiCan lässt sich an den meisten Rechnern problemlos auch von einem USB-Datenträger aus starten. Einzige Voraussetzung: Auf dem Zielrechner muss das Micorsoft-NET Frame ab der Version 2.0 oder höher vorhanden sein.

So gehen Sie vor:
Kopieren Sie hierzu das gesamte lexiCan Installationsverzeichnis (in der Regel c:\programme\lexican 3) auf den USB-Datenträger. Sofern Sie die lexiCan Pro-Edition einsetzen, kopieren Sie auch Ihre Lizenz in den gleichen Ordner wie die lexiCan.exe. Ändern Sie den Namen des Lizenzfiles in "license.xml". So wird beim Start von lexiCan vom USB-Datenträger diese Lizenz verwendet.

Bitte beachten Sie, dass bei diesem Verfahren Ihre Benutzereinstellungen auf dem lokalen Rechner abgelegt werden. Und diese nicht auf den USB-Stick übernommen werden. So steht zum Beispiel die Liste der zuletzt geöffneten Wissensgebiete nicht zur Verfügung.